Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

ITN COLOMBIA SAS, identificada con NIT 901484715-2, con domicilio en Pasto, Nariño, Colombia, en adelante "Vendify", actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales recopilados a través de la plataforma vendifysoft.co.

Para consultas, solicitudes o ejercicio de derechos relacionados con sus datos personales, puede contactarnos a: contacto@itnarino.com.co

Vendify actúa en dos capacidades diferenciadas según el origen de los datos:

• Como Responsable del Tratamiento: cuando recopila datos directamente de sus propios usuarios (registro de cuenta, suscripción, soporte, comunicaciones comerciales y uso de la plataforma).
• Como Encargado del Tratamiento: cuando los tenants (clientes de Vendify) ingresan datos de sus propios clientes finales en la plataforma (nombres, teléfonos, correos, reservas, pedidos, etc.). En este caso, el tenant es el Responsable del Tratamiento de esos datos y Vendify actúa únicamente como prestador técnico bajo sus instrucciones.

Al ingresar datos de terceros (clientes finales, empleados, proveedores) en la plataforma, el tenant declara y garantiza que cuenta con la autorización de esas personas para su tratamiento de acuerdo con la Ley 1581 de 2012, y exonera a Vendify de cualquier reclamación derivada de la ausencia de dicha autorización.

Vendify recopila las siguientes categorías de datos personales:

• Datos de identificación: nombre completo, tipo y número de documento de identidad (CC, NIT, CE, pasaporte).
• Datos de contacto: correo electrónico, número de teléfono o WhatsApp, dirección física.
• Datos del negocio: nombre comercial, razón social, NIT, régimen tributario, actividad económica, ciudad y departamento.
• Datos de clientes finales: nombre, teléfono, correo y dirección de los clientes del negocio registrados al realizar pedidos, reservas o citas a través de la tienda online o la plataforma.
• Datos de uso: acciones realizadas en la plataforma, dispositivo, navegador y dirección IP.
• Datos transaccionales: historial de ventas, inventario, movimientos de caja, cotizaciones y registros financieros ingresados en la plataforma.
• Datos de facturación electrónica: información requerida por la DIAN para la emisión de facturas electrónicas a través del operador tecnológico habilitado.
• Datos de agenda y reservas: nombre, teléfono y datos de citas agendadas por los clientes del negocio a través de la tienda online o el módulo de reservas.

Los datos personales recopilados serán utilizados para las siguientes finalidades:

• Prestar y mejorar los servicios de la plataforma Vendify: gestión de inventario, punto de venta (POS), tienda online, agenda y reservas de citas, cola de turnos, facturación electrónica y reportes.
• Gestionar el registro, autenticación y acceso seguro a la plataforma mediante correo electrónico o Google OAuth.
• Procesar suscripciones y pagos por el uso del servicio a través de pasarelas certificadas.
• Enviar notificaciones del servicio: confirmaciones de citas, alertas de stock, actualizaciones de pedidos y soporte técnico.
• Cumplir con obligaciones legales, fiscales y regulatorias colombianas, incluyendo las de la DIAN para facturación electrónica.
• Generar estadísticas e informes internos de uso de la plataforma (datos anonimizados o agregados).
• Prevenir fraudes y garantizar la seguridad de la plataforma y de los datos de los tenants.
• Enviar comunicaciones comerciales sobre nuevas funcionalidades o planes (solo con consentimiento previo y expreso).

El tratamiento de sus datos personales se realiza bajo las siguientes bases legales:

• Consentimiento: al registrarse en Vendify y aceptar esta Política, usted autoriza el tratamiento de sus datos para las finalidades descritas.
• Ejecución contractual: el tratamiento es necesario para prestar los servicios contratados.
• Obligación legal: ciertos datos se procesan para cumplir con obligaciones legales ante la DIAN, la UGPP y demás entidades regulatorias.
• Interés legítimo: para mejorar la seguridad, prevenir fraudes y optimizar la experiencia de la plataforma.

En cumplimiento del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted como Titular de los datos tiene derecho a:

• Conocer los datos personales que Vendify tiene sobre usted y para qué son utilizados.
• Actualizar sus datos cuando estén desactualizados, sean inexactos o incompletos.
• Rectificar datos que sean incorrectos.
• Suprimir sus datos cuando no sean necesarios para la finalidad para la cual fueron recopilados, o cuando haya revocado el consentimiento.
• Revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de sus datos.
• Acceder gratuitamente a sus datos al menos una vez al mes.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, envíe una solicitud escrita a contacto@itnarino.com.co indicando su nombre, número de identificación y el derecho que desea ejercer.

Vendify atenderá las solicitudes de los titulares de acuerdo con los plazos establecidos en la Ley 1581 de 2012:

• Consultas (conocer qué datos tenemos, para qué los usamos): respuesta en un máximo de 10 días hábiles contados desde la recepción. Si no es posible responder en ese plazo, le informaremos antes del vencimiento y ampliaremos hasta 5 días hábiles adicionales.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o revocación): respuesta en un máximo de 15 días hábiles. Si la solicitud está incompleta, le pediremos que la subsane dentro de los 5 días siguientes; de no hacerlo, se entenderá desistida.

Si el reclamo está en proceso de resolución, en nuestra base de datos figurará la leyenda "reclamo en trámite" hasta su resolución.

Vendify puede compartir datos personales con terceros únicamente en los siguientes casos:

• Infraestructura tecnológica: Supabase (base de datos, autenticación y almacenamiento de archivos), servicios de hosting y mensajería transaccional. Estos proveedores actúan como Encargados del Tratamiento bajo estrictos acuerdos de confidencialidad.
• Pasarelas de pago: Wompi/Bancolombia, Nequi y Daviplata procesan los pagos de suscripciones. Vendify no almacena datos de tarjetas de crédito (PAN).
• Facturación electrónica: los datos necesarios se transmiten a la DIAN a través del operador tecnológico habilitado, en cumplimiento de la normativa fiscal colombiana.
• WhatsApp Business: la plataforma puede generar enlaces para comunicar pedidos o confirmaciones de citas a través de WhatsApp; el contenido del mensaje es visible al usuario antes de enviarlo.
• Autoridades competentes: cuando sea requerido por ley, orden judicial o entidades regulatorias colombianas.

Vendify no vende, arrienda ni comercializa datos personales a terceros con fines publicitarios o de mercadeo sin consentimiento explícito.

Vendify implementa medidas técnicas, administrativas y físicas para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación indebida:

• Cifrado de datos en tránsito (TLS/HTTPS) y en reposo.
• Autenticación segura con contraseñas encriptadas y opción de autenticación con Google OAuth.
• Control de acceso basado en roles: administrador, gerente, contador, vendedor y solicitante.
• Aislamiento total de datos entre tenants mediante Row Level Security (RLS) en base de datos.
• Infraestructura alojada en proveedores certificados con estándares SOC 2 y ISO 27001.
• Copias de seguridad periódicas de la base de datos.

Vendify utiliza cookies y tecnologías similares para mantener la sesión del usuario, recordar preferencias de interfaz (como el tema claro/oscuro) y analizar el uso de la plataforma. Las cookies esenciales son necesarias para el funcionamiento del servicio y no pueden desactivarse.

Puede configurar su navegador para bloquear o eliminar cookies, aunque esto puede afectar el funcionamiento de algunas funcionalidades de la plataforma.

Conservamos sus datos personales durante el tiempo que mantenga una cuenta activa en Vendify y por el período adicional que exija la normativa colombiana aplicable:

• Datos contables y fiscales: mínimo 10 años según el Código de Comercio colombiano.
• Datos de facturación electrónica: según los plazos exigidos por la DIAN.
• Datos de autenticación y cuenta: durante la vigencia de la cuenta y 6 meses posteriores a su eliminación.
• Datos de reservas y citas: durante la vigencia del contrato de servicio.

Al eliminar su cuenta, los datos personales serán anonimizados o eliminados, excepto aquellos que deban conservarse por obligación legal.

Vendify es una plataforma diseñada exclusivamente para uso empresarial y no está dirigida a menores de 18 años. No recopilamos intencionalmente datos personales de menores. Si usted es padre o tutor y cree que un menor ha proporcionado datos personales, contáctenos para proceder a su eliminación inmediata.

Esta Política de Privacidad es efectiva desde la fecha de última actualización indicada al inicio del documento. Nos reservamos el derecho de modificarla en cualquier momento para reflejar cambios en la legislación, en nuestros servicios o en nuestras prácticas de privacidad.

Cuando realicemos cambios significativos, le notificaremos por correo electrónico o mediante un aviso destacado en la plataforma con al menos 15 días de anticipación. El uso continuado del servicio después de la notificación constituirá su aceptación de los cambios.

Para ejercer sus derechos, presentar quejas o solicitar información sobre el tratamiento de sus datos personales:

• Correo electrónico: contacto@itnarino.com.co
• Sitio web: vendifysoft.co
• Autoridad de control: Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) — www.sic.gov.co